Beveiliging en AVG: zo zit dat

De Algemene verordening gegevensbescherming, beter bekend als AVG, is voor velen geen onbekend begrip. Het gaat om de privacy en persoonsgegevens van mensen. In dit geval binnen jouw bedrijf. Mag je die bewaren? Voor hoe lang dan? En met welk doel? 

Het is zomaar een greep uit de vragen die met dit hot topic bij bedrijven naar boven komen. Want hoe rijmen beveiligingssystemen als camera’s en toegangscontrole en AVG met elkaar? Projectleider beveiliging Koen Versteijnen vertelt het je. “Als bedrijf moet je kunnen verantwoorden waarom je bepaalde beveiligingskeuzes maakt. Is een beveiligingscamera echt nodig voor de veiligheid of om het werk van je medewerkers te controleren? En sta je bij de laatste optie nog in je recht met betrekking tot AVG?” 

‘Zomaar’ iemand zijn e-mailadres opslaan of gegevens bewaren na het inschrijven bij de receptiebalie, dat zit er sinds mei 2018 niet meer in. Toen ging de nieuwe wetgeving omtrent gegevensbescherming voor de hele Europese Unie van kracht. “Wat een nog belangrijkere verandering is geweest”, vertelt Koen, “is dat organisaties meer verantwoordelijkheid kregen.” 

Die verantwoordelijkheid wordt weleens verkeerd gebruikt. Bedoeld en onbedoeld. Van even een nieuwsbrief versturen tot het opslaan van beveiligingsbeelden. Wat kan en mag je doen als bedrijf? 

“Onze taak is om goed te weten wat het doel is en ervoor te zorgen dat wat wij doen, AVG-conform is”, vervolgt Koen. “Wil een bedrijf camera’s in de kantine ophangen om vandalisme bij de frisdrankautomaten tegen te gaan? Dan richten wij de camera’s niet op de tafels en stoelen waar medewerkers genieten van hun pauze.”

Bedrijven kiezen niet alleen voor camerabeveiliging, maar ook vaak voor toegangscontrole. Dit systeem geeft jou toezicht over wie het pand of gebouw binnenwandelt en verlaat. Het geeft je daarnaast controle over mensen die voet zetten op jouw ‘bedrijfsgrond’. De twee systemen zijn bovendien met elkaar te combineren. Zodat jouw pand nog slimmer wordt beveiligd. Zo richt een camera zich direct op het poortje waar zojuist ongeautoriseerd personeel doorheen loopt.

Deze installaties werken vaak met een pasjessysteem of vingerafdrukken. Gegevens worden geregistreerd, opgeslagen en later bekeken als dat nodig is. Wil er iemand binnenkomen die niet herkend wordt, dan gaan de alarmbellen direct af. Je slaat met toegangscontrole dus persoonlijke gegevens op. En waar gevoelige informatie wordt opgeslagen, is de AVG er om ervoor te zorgen dat dit netjes gebeurt. In dit geval regel je dat – net als met camerabeveiliging – met een beleid.

De camera’s zijn opgehangen. De toegangscontrolepoorten zijn actief. Het beleidsplan met de nodige informatie is opgesteld. Jij bent er dus klaar voor. Klaar voor controles van Autoriteit Persoonsgegevens. Voor werknemers die om informatie vragen. Of voor de OR die de garantie wil dat jij goed omgaat met iedereen zijn privacy. Maar ben je dan echt klaar?

Het hebben van persoonsgegevens en die tijdelijk opslaan, vergt transparantie. Waar je normaal om toestemming vraagt om bijvoorbeeld foto’s van collega’s op de website te plaatsen, wordt dat een ingewikkelde kwestie als dag in, dag uit mensen het gebouw in- en uitlopen. Werknemers en bezoekers hebben bepaalde privacyrechten. Zo moet de werkgever ervoor zorgen dat het onder betrokkenen bekend is dat er een camera hangt en wat het doel hiervan is. “Plaats daarom een bordje met camerabewaking bij de ingang van je pand”, vertelt Koen. “Zo laat je iedereen weten dat jullie camerabeveiliging hebben.”