Dialyseafdeling Rijnstate tijdig klaar door Lean planning en optimale samenwerking

In acht maanden tijd is de dialyseafdeling van topklinisch ziekenhuis Rijnstate in Arnhem rigoureus verbouwd. Hoppenbrouwers Techniek was tijdens deze verbouwing verantwoordelijk voor de elektrotechnische, werktuigbouwkundige en sprinkler installaties. Met hulp van een Lean planning lukte het om de strakke deadline te halen.

Vanuit Rijnstate waren Eline Fraters, bouwkundig projectleider, en Arjen Gakes, hoofd team dialyse betrokken bij het verbouwproces. Frank van Sundert, projectleider W Ziekenhuis & Utiliteit bij Hoppenbrouwers Techniek, was tijdens dit project hun aanspreekpunt. Voor de elektrotechnische installaties was dat projectcoördinator René de Bie en voor de sprinkler, projectleider Wouter Bluijs.

 Dialyseproces stelt hoge eisen aan installaties

De vorige dialyseafdeling was verouderd en toe aan een ingrijpende verbouwing om veilig te kunnen blijven werken. Eline Fraters, als bouwkundige gespecialiseerd in omgevingspsychologie: “Dat was de hoofdaanleiding voor de verbouwing. Bovendien was de afdeling ingericht volgens oude inzichten, met onder andere achttien patiënten in dezelfde ruimte. Er was weinig rust. We hebben vooraf de verpleging en patiënten gevraagd naar hun belangrijkste wensen. Meer dan de helft van hoe het nu is geworden, is bedacht door verpleging en patiënten zelf. Die inspraak is belangrijk bij het creëren van een plek waar men zich thuis voelt. Een groot deel van de patiënten komt hier jarenlang meerdere keren per week voor hun dialyse.”

Arjen Gakes: “Het verbouwen van een dialyseafdeling is meer dan alleen wat andere muren zetten. Voor het dialyseproces is onder andere een hoog beveiligd elektriciteitssysteem nodig en een waterinstallatie met gezuiverd water. Daarom vonden we het zo belangrijk om vanuit Rijnstate vanaf dag één bij het bouwproces betrokken te zijn. Mijn collega Mirella Elbersen en ik waren onder andere bij alle bouwvergaderingen.”

Plannen volgens Lean methodiek

Het verbouwingsproces van de dialyseafdeling moest binnen acht maanden zijn afgerond. Tijdens die periode had Rijnstate een interim-oplossing voor de patiënten met hulp van de ziekenhuislocatie in Zevenaar. Eline: “Met ingang van de zomervakantie was de interim-oplossing niet langer houdbaar. Met hulp van een Lean planning is het daadwerkelijk gelukt om die deadline te halen. Als aftrap was er een complete Lean dag bij Hoppenbrouwers Techniek in Udenhout, waar alle betrokken partijen bij aanwezig waren.”

Arjen Gakes: “Eline en ik hadden nog niet eerder volgens de Lean methodiek gewerkt bij een bouwtraject. Tijdens de eerste bijeenkomst, die grootschalig was opgezet, kwam er veel op ons af. De grote zaal bij Hoppenbrouwers Techniek zat vol met mensen die allemaal een schakel vormden in het bouwproces. Sommigen woonden een gedeelte bij, zoals de loodgieter of de schilder. Pas bij de tweede dag in een kleiner gremium kwamen we tot een goede planning.”

Frank van Sundert springt daarop in: “Ik kan me goed voorstellen dat er tijdens zo’n bijeenkomst veel op je afkomt. Toch is het nodig dat álle partijen er zijn om onderling goed te kunnen afstemmen. Normaal delen we de Lean planning op in twee sessies; de eerste sessie bouwkundig en installaties en de tweede sessie voor alle partijen. Door de tijdsdruk op het project was het helaas niet mogelijk om het op deze manier te organiseren. Bijkomend iets was dat tijdens de eerste bijeenkomst nog niet alle partners met een ‘Lean bril’ op zaten. Lean betekent niet dat we allemaal harder moeten gaan werken maar vooral slimmer. Dat is nodig om LEAN te laten slagen. Iedereen moet zich als het ware aan de ‘spelregels’ houden, zoals het werken met goedgekeurde tekeningen waar geen wijzigingen meer op komen. Toen enkele dagen voor de Lean planning grote wijzigingen kwamen in de brandscheidingen had dat een behoorlijke impact op dit project.

Arjen: “Er waren overigens ook voordelen aan die grote bijeenkomst. Het was namelijk voor iedereen duidelijk dat het halen van de deadline voor ons essentieel was. En als je elkaar al eens gezien hebt, bevordert dat de sfeer en samenwerking tijdens het bouwproces.” Eline: “Bij een tweede Lean dag in een kleinere groep met alleen bouwbedrijf GeBe Bouw, Hoppenbrouwers Techniek en Rijnstate kwamen we wel tot een definitieve planning. Uiteindelijk is van achteren naar voren gepland, in twee fases, om goed uit te komen. En dat is gelukt!”

Optimale samenwerking tijdens bouwproces

Arjen: “Zo’n planning geeft rust. Iedereen weet immers waar hij aan toe is. Ik vond het mooi om de grote bladen met daarop de detailplanning in de bouwruimte te zien hangen. Daar zie je iedereen steeds op kijken. Er is als één team gewerkt, met korte lijnen, begrip voor elkaar en onderling vertrouwen. Ik kreeg steeds de indruk dat mensen met plezier aan het werk waren. We hebben met de mensen van Hoppenbrouwers soepel samengewerkt en tussentijds ook veel overlegd, want in een project als dit kun je niet alles overzien, zoals wijzigingen in de brandscheidingen. Daardoor was ons budget onvoorzien al op voordat we begonnen.”

Eline: “Hoppenbrouwers dacht mee en adviseerde over alternatieve oplossingen toen er vanuit de brandweer gewijzigde inzichten waren over de brandmelddetectie. We hebben de realisatie daarvan in overleg met Frank buiten het hoofdproject gehouden om de planning te kunnen halen.” Frank: “De samenwerking tijdens dit project was optimaal. Het bouwteam was open en transparant naar elkaar. Het belangrijkste vind ik dat altijd gedacht werd in oplossingen. Wekelijks hadden we een kort overleg waarbij Eline Fraters met een actielijst ervoor zorgde dat belangrijke zaken snel werden opgepakt. Dat was nodig om binnen deze strakke tijdsplanning te blijven. De gebruikers, Arjan Gakes en Mirella Elbersen, waren altijd aanwezig om mee te denken en om te checken of alles aan hun wensen voldeed. Zij toonden overigens ook begrip als iets niet mogelijk was om bijvoorbeeld budgettaire redenen. Het feit dat je niet overal discussie over hebt is gewoon prettig!”

Lean planning geeft duidelijkheid

De dialyseafdeling is sinds de zomer 2019 weer in gebruik. Arjen: “We krijgen positieve reacties op de huiselijke sfeer die op de afdeling hangt, de rust en het overzicht.” Eline: “Voor een volgend project zouden we zeker weer met een Lean planning willen werken omdat je van begin tot eind weet waar je aan toe bent. Alleen de eerste bijeenkomst mag kleinschaliger. Echter, Frank heeft goed toegelicht waarom zo’n bijeenkomst noodzakelijk is om Lean te laten slagen én dus de deadline te halen.”