fbpx

Tom de Haas en Bart van Oort - Hoofd Verbeteren & Vernieuwen en Hoofd Data

Tom de Haas en Bart van Oort

“Vaak begint het bij verbetering en komt er een vernieuwing achteraan”

Bart van Oort, hoofd data in Udenhout: “In 2014 kwam ik bij Hoppenbrouwers terecht via stage. De implementatie van ERP software in Atrium en de briefmodule waren mijn eerste projecten binnen mijn stage. Na het goed afsluiten van deze opdrachten bleef ik bij Hoppenbrouwers als duaal student, omdat ik mijn studie nog af moest maken. Ik hield me binnen de afdeling steeds meer bezig met data of BI (business intelligence). Voor alle medewerkers op verschillende afdelingen maak ik dashboards en rapportages zo eenvoudig mogelijk. In 2015 heb ik me, om succesvol af te studeren, gefocust op risicoprojecten. Tegenwoordig zorg ik er bijvoorbeeld voor dat al het ‘buiten’ personeel elke maand een eigen overzicht krijgen van gereedschappen die zij nog moeten keuren of welke er ontbreken. De ondersteunende afdelingen, zoals een administratie, krijgen elke maand een overzicht van hun declaraties. Het team waar mee ik dit soort projecten op me neem wordt steeds groter.

Tom de Haas, hoofd Verbeteren & Vernieuwen: Via mijn vader Henny de Haas begon ik in 2012 vanwege een studievertraging met werken bij Hoppenbrouwers. Mijn taak bestond vooral uit het verbeteren van bepaalde processen, zodat medewerkers in één programma konden.  Ik werkte veel samen met stagiaires o.a. aan een beoordelingsformulier die hier nog steeds bestaat. Uiteindelijk kwam ik in februari 2016 vast in dienst als projectcoördinator Verbeteren & Vernieuwen en startte ik mijn eigen projecten op. Ik verdiepte me vooral in projectoptimalisatie en LEAN werken. De gedachtegang bij LEAN werken is: Is het verstandig om een specifiek proces te verbeteren? Welke processen zijn het verbeteren waard en is het soms niet beter om het gehele proces achterwege te laten in plaats van verbeteren?
Ik vind het daarbij ook belangrijk dat niet alleen onze afdeling hier mee bezig is, maar dat al onze medewerkers zelf gaan nadenken of zij LEAN werken, dit zorgt namelijk echt voor optimalisatie.”

Bart: “We geven ook LEAN cursussen waardoor teams/medewerkers zelf gaan inzien of ze efficiënt bezig zijn. Degene die zelf een verbeter- en/of vernieuwproject voorstelt weet zelf het beste wat er veranderd moet worden, dus daarom betrekken wij hen zoveel mogelijk in dit proces.”

Samenwerking

Bart: “Onze samenwerking begint vaak bij verbeteren, bijvoorbeeld het ‘declaratieformulieren project’. Vroeger was declareren een heel proces: met je bonnetje naar de zaak komen en dat indienen bij de administratie. Dit gaat tegenwoordig automatisch via het uploaden van de bon op intranet. Vaak begint het dus bij verbetering (eenvoudiger declareren) en vervolgens komt er een vernieuwing achteraan (nieuw dashboard). Ook laten we iedere nieuwe tool testen door alle betrokkenen bij het project. De minimale tevredenheidsscore is een 8.”

Tom: “Onze samenwerking uit zich in de vorm van raakvlakken van specifieke projecten. Samen werken we bijvoorbeeld een tool uit en bekijken we hoe we de teams het beste op de hoogte kunnen brengen van die nieuwe tool.

De grootste uitdagingen hierin

Bart: Die zijn er genoeg! Gestructureerd blijven werken ondanks de groei en alle wensen die er binnenkomen en ervoor zorgen dat we de beste ideeën eruit pikken, prioriteiten stellen dus. Je moet ook naar het grotere geheel kijken, kijken of het idee past binnen Hoppenbrouwers.”

Tom: Nu de organisatie steeds groter wordt komen er steeds meer teams en wordt het lastiger om alle ideeën die we hebben uit te werken en geïmplementeerd te krijgen binnen de organisatie. Juist om deze reden is het belangrijk dat mensen zelf inzien wat ze kunnen verbeteren wanneer processen niet efficiënt verlopen. Daarnaast vind ik LEAN trainingen geven ook belangrijk.”

De toekomst

Bart: “De kwaliteit van onze afdeling tillen we naar een steeds hoger niveau. We kijken zoveel mogelijk naar de grotere bedrijven zoals Google, hoe zij verbeteren en vernieuwen. Ook sluiten we aan bij netwerkgroepen met bedrijven die vaak 10x zo groot zijn dan Hoppenbrouwers, om te bespreken hoe projecten aangepakt kunnen worden of hoe processen daar geoptimaliseerd worden. Hiervan kunnen we heel veel leren! Soms komen bedrijven ook bij ons kijken om te zien hoe wij bepaalde projecten aanpakken. Op deze manier worden we elke dag beter en beter!”
Tom: “Qua verbeteren heb ik eigenlijk een onhaalbare droom. Op het hoogste niveau je proces borgen zodat het nooit meer mis kan gaan, dat is mijn grootste droom! Het zou ideaal zijn dat er in elk team een soort verbeteren en vernieuwen projectcoördinator komt, zodat we LEAN blijven werken maar tegelijk de groei aankunnen.”

Voldoening

Bart: “Onze (interne) ambassadeurs en tevreden medewerkers daar haal ik voldoening uit. Zij vertellen weer tegen anderen wat wij voor hen kunnen betekenen. Zo gaan meer en meer medewerkers nadenken over het LEAN werken, gaat de tevredenheid omhoog en daar krijgen wij weer energie van. Het is ook leuk wanneer er klanten op bezoek komen, die verbaasd zijn over wat onze afdeling kan, omdat we relatief jong zijn. Dat maakt me trots.”

Tom: “Ik sluit me hierbij aan. Hoe hoger de medewerkerstevredenheid, hoe blijer wij zijn. Ook na lang puzzelen vinden we een oplossing voor het probleem. Daar doe je het voor.”

De sfeer op de werkvloer

Bart: “Het voelt voor mij een beetje als een speeltuin. Ik heb niet het idee dat ik echt kom werken, het is meer een hobby. We proberen nieuwe dingen uit, puzzelen wat en zo zijn we de hele dag bezig om tot oplossingen en nieuwe inzichten te komen. “
Tom: “Het voelt eigen en heel informeel, net alsof je met een vriendenclubje aan het werk bent. Iedereen deelt dingen met elkaar, we komen op elkaars verjaardagen. Ook onze stagiaires betrekken we hierbij, zij zijn ook volwaardig medewerkers.“

Waarom werken met studenten?

Bart: “We zijn altijd op zoek naar nieuwe collega’s. Het komt vaak voor dat we goede stagiaires langer aan ons binden als uurloner of in vaste dienst. Daarnaast draagt het volgens mij ook bij aan de reputatie van Hoppenbrouwers en sluiten onze wensen perfect aan bij wat scholen zoeken voor studenten.”
Tom: “Studenten hebben vaak nieuwe inzichten op ideeën of verbeteringen. Het is ook een ideale manier om te kijken wat er qua verbeteren wel of niet werkt. Ik leer er ieder half jaar weer van.”